Configuration des emails ou l'un des secrets les mieux gardés d'Odoo

Utilisation d'Odoo avec une adresse mail gmail redirigée.

Cas d'usage

L'utilisation d'Odoo avec une adresse mail gratuite de type mycompany@gmail.com

Après plusieurs années d’installation de plateformes Odoo et avec un grand nombre de clients qui utilisent Odoo de manière courante, il apparaît que la configuration des emails dans Odoo reste une opération assez mal comprise par les utilisateurs.

L’objet de cet article est à la fois d’expliquer le fonctionnement des emails et d’effectuer une configuration assez avancée basée sur une adresse mail gmail gratuite que nous allons utiliser comme une adresse professionnelle. 

Texte Odoo et bloc d'image

Configuration standard des emails dans Odoo

 

Pour bien comprendre et éviter toute ambiguïté, la vocation d’Odoo n’est pas de remplacer les adresses mails personnelles de vos salariés, ni de remplacer votre client de messagerie standard.

L’email dans Odoo est une adresse dédiée à Odoo, qui va permettre d’envoyer les documents générés par Odoo aux personnes concernées : clients, management...

L’intérêt est de pouvoir répondre aux emails envoyés depuis Odoo : Odoo affecte automatiquement l’email au bon document, et si des personnes sont abonnées aux modifications sur le document, Odoo leur fera suivre une copie de l’email.

Les personnes abonnées recevront leur email dans leur boite de messagerie courante, et pourront, en fonction de leurs droits, cliquer sur l'email pour se connecter à Odoo et visualiser le contenu du document référencé.

Un document dans Odoo peut-être une fiche client, un devis, une facture, un ordre de fabrication…

Prenons un exemple de worklow assez courant : 

  • Le commercial créé un devis dans Odoo.

  • Le commercial envoi le devis à son client depuis Odoo.

  • Le client reçoit le devis dans sa boite mail en provenance de la boite mail Odoo – par défaut : catchall@mycompany.com

  • Le client répond à l’email à l’adresse catchall@mycompany.com

  • Odoo reçoit l’email, l’affecte au bon devis, et comme par défaut le commercial qui a créé le devis est abonné au devis, Odoo envoi un email au commercial avec la copie de la réponse du client et un lien vers son devis.

  • Le commercial clique sur le lien, arrive sur le devis, peut continuer à échanger avec son client depuis Odoo.

  • Toute personne qui a les droits de voir le devis pourra ainsi voir tout l’historique des communications liées à ce devis.

Redirection des emails

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Configurations OVH

Dans notre exemple, nous utilisons une adresse mail gmail gratuite : teclib-erp@gmail.com

Notons que si vous avez un abonnement G Suite by Google Cloud, vous utiliserez directement une adresse email avec votre nom de domaine.

Nous utilisons le nom de domaine teclib-erp.com hébergé chez OVH

Nous décidons que l’adresse mail du compte Odoo est teclib-erp@teclib-erp.com

Nous créons une redirection mail chez OVH de teclib-erp@teclib-erp.com vers teclib-erp@gmail.com

Plusieurs redirections sont nécessaires

Les adresses dépendent des modules installés

Nous avons besoin de plusieurs adresses email dans Odoo en fonction des modules que nous installons :

  • Si nous voulons utiliser le CRM d’Odoo, nous pouvons configurer l’adresse contact@mycompany.com qui générera un lead ou une opportunité à chaque nouvel email.

  • Nous pouvons ajouter une adresse support@mycompany.com pour créer un ticket à chaque nouvel email.

  • Le module projet permet d’avoir un email par projet, ce qui permet de créer des tâches automatiquement ou d’attacher les emails directement au bon projet.

  • Le module embauches permet de gérer un mail jobs@mycompany.com qui enregistrera les candidatures automatiquement dans Odoo.

  • bounce@mycompany.com pour gérer les mauvaises adresses email dans le cas de l’utilisation du module d’emailing d’Odoo.

  • Etc...

Nous pouvons configurer toutes ces différentes adresses email soit sous forme de boites email dédiées, ce qui est la configuration la plus standard, mais qui nécessite de multiplier les boites mails, et de déclarer chaque adresse email au niveau de la configuraion du serveur IMAP dans Odoo.

Nous pouvons également ajouter toutes les adresses email comme alias de notre adresse mail principale :teclib-erp@teclib-erp.com. Il n’y a alors plus rien à faire côté Odoo, les emails arriveront automatiquement au bon endroit dans Odoo. C’est la configuration que nous allons utiliser pour notre exemple.

Configuration des redirections dans Gmail

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Dans les paramètres de votre compte Gmail

Activer le transfert Imap

Puis dans l'onglet "Compte et importation", nous devons configurer la rubrique "Envoyer des emails en tant que" (cf écran ci-dessus).

Il faut sélectionner "Ajouter une autre adresse email"

Puis configurer l'accès au travers des écrans ci-dessous :

Redirection de l'envoi d'emails

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Test des redirections

Il nous reste à envoyer un email du compte teclib-erp@gmail.com pour vérifier que l'adresse d'envoi est bien teclib-erp@teclib-erp.com

Puis envoyer un email depuis n'importe quelle adresse à teclib-erp@teclib-erp.com et vérifier que l'email arrive bien à l'adresse teclib-erp@gmail.com.

De même, si vous répondez à l'email reçu, l'adresse d'envoi de la réponse doit être teclib-erp@teclib-erp.com

A partir de ce moment, les redirections entre OVH et Gmail sont opérationnelles

 

Configuration des adresses email dans Odoo

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Cette partie est assez standard

Nous nous connectons à Odoo avec un compte administrateur. Les copies d’écran ci-dessus sont réalisées à partir d’une version Odoo v11 community, mais cela fonctionne de la même manière depuis les versions 8 d’Odoo.

Commençons par configurer Odoo pour qu'il utilise notre serveur mail externe - cocher "serveur de mail externe" depuis la page de configuration.

Puis configurons les serveurs IMAP et SMTP pour la réception et l'envoi des emails.

cf écrans ci-dessus. 

 


Modification des configurations standards d'Odoo

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Les modifications doivent être effectuées en mode développeur

Depuis l'écran de configuration, sélectionnez le menu "Technique" - "Paramètres systèmes" puis modifier le champ mail.catchall.alias pour remplacer la valeur "catchall" par "teclib-erp".

L'alias devient alors teclib-erp@teclib-erp.com au lieu de catchall@teclib-erp.com.

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Les tests de validation

L'objet de ces tests est de valider le fonctionnement général des emails dans Odoo.

Pour se faire, vous pouvez créer un contact avec votre adresse mail perso. Le test complet se passe en 3 étapes :

Envoi d'email

Sur votre contact, vous pouvez envoyer un message depuis le chatter d'Odoo. Vous devez recevoir le message dans votre boite mail perso    

Réception d'email dans gmail

Depuis l'email reçu dans votre boîte personnelle, vous pouvez répondre à l'email.
Vous pouvez vérifier que le message arrive bien dans la boite de réception gmail - attention à ne pas lire l'email : si l'email passe en statut "Lu", Odoo ne pourra plus le lire.

Réception d'email dans Odoo

Dès que le message est lu par Odoo dans Gmail (toutes les 5 min. par défaut), vous pouvez vous logguer sur Odoo, vous verrez le message dans le module message. Si vous cliquez sur le message vous arriverez sur votre fiche contact et vous verrez votre réponse dans le chatter.

Conclusion

Votre messagerie est parfaitement configurée dans Odoo

Votre messagerie est alors parfaitement configurée dans Odoo. Nous enrichirons les configurations possibles dans un prochain billet de blog, mais quelques précisions peuvent déjà être apportées :

Notre configuration utilise une adresse gmail, si vous avez un abonnement G Suite by Google Cloud, la configuration est plus simple car il n’y a pas besoin de configurer la redirection d’emails. Par contre pensez bien à ajouter les alias gmail à chaque fois que vous ajoutez une nouvelle adresse mail dans Odoo.

Si vous avez un email entreprise basé sur Office 365, cela ne fonctionnera pas avec Odoo car Office 365 ne supporte pas la fonctionnalité d’aliasing sur les emails.
La documentation Odoo précise qu’il faut regarder la documentation d’Office 365 pour configurer un serveur relay... Si vous avez un lien vers cette configuration, il sera le bienvenu,
Nous avons chez Teclib un module qui permet d’apporter quelques modifications au client mail d’Odoo pour qu’il puisse utiliser une boite mail Office 365. Nous prévoyons de mettre ce module à disposition ci dessous rapidement.

En attendant, n'hésitez pas à nous contacter pour qu'on vous envoie ce module ou pour toute demande d'assistance sur Odoo.

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