Mise en place d'une solution intégrée... Quesaquo ?

Une solution intégrée (ou ERP) est-elle adaptée aux petites entreprises ?

Aujourd'hui, les solutions de gestion d'entreprise sont simples à mettre en oeuvre

Les ERP sont généralement considérés comme des solutions logicielles à destination des moyennes ou grosses entreprises, et peu de TPEs osent franchir le pas. 
Pourtant l’expérience montre que ces solutions deviennent de plus en plus légères et permettent d’augmenter de manière significative la productivité même pour les TPEs.

On peut identifier des scénarios assez généralisés de mise en place de système d’information dans les TPEs basé sur un nombre assez important de feuilles de calculs Excel pour gérer les contacts, le suivi commercial, la prise de commande, la facturation, le planning, etc.

Texte Odoo et bloc d'image

Puis quand l’entreprise grandit, arrive le besoin d’intégration des différentes solutions : comment voir l’historique des livraisons pour tel client, comment connaître mes délais de règlement par client, comment puis-je assurer la traçabilité de mes produits, comment automatiser mes demandes d’achat en fonction de mes prévisions de vente, y a-t-il de la valeur ajoutée à ce que les comptables ressaisissent les factures de vente dans un logiciel dédié…

De même que précédemment, les entreprises les plus audacieuses travailleront à développer des intégrations entre les différents logiciels, avec des processus d’export, transformation et ré-import de données, quand les sociétés les plus innovantes décideront de mettre en place une solution intégrée où chaque donnée n’est saisie qu’une seule fois, aucune donnée n’est dupliquée, et toute information est disponible pour l’ensemble des services de l’entreprise avec une politique de sécurité cohérente qui permet à chaque personne de n’avoir accès qu’aux informations nécessaires.

Il s’avère que plus la transition vers une solution intégrée est réalisé tard, plus le coût est conséquent car de nombreux processus internes doivent être réintégrés dans la solution. 

Implémenter une solution intégrée le plus tôt possible dans la vie de l'entreprise

Oui ! Les solutions actuelles peuvent être implémentées rapidement et simplement !

Nos différentes expériences nous poussent maintenant à proposer l’implémentation d’une solution intégrée le plus tôt possible dans la vie d’une entreprise, nous avons d’ailleurs plusieurs clients qui ont implémenté leur ERP dès la création de la société.

Mais quels sont les intérêts à implémenter une solution intégrée le plus tôt possible dans une entreprise ? De quoi parle-t-on par solution intégrée ?

Pour répondre à la seconde question, une solution intégrée doit couvrir l’ensemble des fonctions, présentes ou à venir, qui devront être assurée par l’entreprise. Cela commence par la gestion de la relation client : centralisation des clients, prospects, des appels téléphoniques, rendez-vous, emailings, etc.

Puis gestion commerciale pour l’envoi des devis, des commandes, des factures, des bons de livraisons. La comptabilité est une fonction obligatoire, même si elle peut-être externalisée.

Si vous devez livrer les marchandises, la gestion de stock va devenir un besoin critique, si vous vendez des prestations, pouvoir suivre le temps passé sur les projets est également capital pour votre activité.

Nous pouvons répertorier de la même manière les différentes fonctions de l’entreprise et réfléchir au besoin d’intégration. De manière générale, si l’information concerne un client ou un produit, il y a de forte chance que la fonction doivent être intégrée pour permettre gestion, suivi, mesure et contrôle.

Odoo : un ERP qui saura s'adapter à votre activité

Odoo CMS - une grande photo

Ecran d'accueil de la solution Odoo

Odoo est une solution modulaire, composée d'un ensemble de modules intégrés que vous pouvez déployer au rythme de vos besoins.

Intérêt : les données ne sont saisies qu'une seule fois et disponibles tout au long des cycles de l'entreprise.

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L'intérêt d'implémenter une solution telle qu'Odoo dans une petite entreprise

Simplifier et intégrer les différents processus

Les intérêts à implémenter une solution intégrée de type ERP le plus tôt possible dans l’entreprise, et sans vouloir être exhaustif, sont : la mise en place d’un outil qui va permettre l’implémentation naturelle des meilleurs pratiques dans une entreprise : suivi des opérations commerciales, suivi du cycle de vie des documents : devis, commande, facture, bons de livraisons, achats fournisseur et contrôle des livraisons…

La normalisation des opérations entraîne naturellement une meilleure communication et une meilleur productivité dans l’entreprise : quand on valide un bon de livraison pour un client, on sait qu’on peut le facturer, et 30 jours après la date de facturation, on sait qu’on doit le relancer. D’un seul coup d’œil sur le tableau de bord, on connaît le volume de commande, les livraisons en attente, les factures en attente de paiement, le montant des achats en cours et les prévisions de trésorerie sur les semaines et mois à venir.

De suite, et même si le volume de commande et d’achat est faible, on voit l’intérêt de se passer d’Excel pour la gestion commerciale.

L’utilisation d’un ERP permet l’automatisation des flux d’information dans l’entreprise. Outre la gestion commerciale, il doit permettre de centraliser les communications avec les clients pour la partie CRM, entre collaborateurs, surtout quand certains ne sont pas physiquement dans l’entreprise, ou si plusieurs personnes travaillent sur les même tâches d’un même projet. Aujourd’hui l’email devient un moyen de communication comme un autre, mais d’autres formes de communications basées sur ce qui existe au niveau des réseaux sociaux doivent aussi être mis en place dans l’entreprise : quoi de plus pratique en effet que de poster un message directement sur une facture pour indiquer qu’il y a un problème sur la livraison et qu’il faut bloquer la facture, ou que quand le bureau d’étude décide d’une modification sur la fabrication d’un produit, l’information arrive au niveau de l’atelier à la date voulue et sur l’ensemble des ordres de fabrication.

L’utilisation d’un ERP va également permettre de réduire considérablement le nombre d’erreurs liées aux décisions prises dans l’urgence : recommander d’urgence de la matière première alors qu’il n’y a plus de stock depuis plusieurs jours, facturer un client qui n’a pas encore été livré, lancer une fabrication alors que le client a annulé sa commande… Mais outre les possibilités de l’ERP à éviter certaines erreurs, la solution va également permettre d’améliorer l’efficacité des différentes décisions : calcul du coût de revient des produits, optimisation de trésorerie, conformités réglementaires, autant de services qu’il sera plus naturel de suivre dès que la solution intégrée sera utilisée par les différents services de l’entreprise.

Odoo CRM - Mais comment a-t-on pu s'en passer ?

Odoo CMS - une grande photo

La performance commerciale de votre entreprise d'un seul coup d'oeil

Suivi des contacts, échanges d'emails, compte-rendus téléphoniques, tout le pilotage commercial est tellement simple avec Odoo...

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Comment procéder ?

Quelques cas d'usages basés sur Odoo

Afin de répondre à cette question, nous vous proposons de baser notre étude sur la solution Odoo, solution intégrée open source, qui existe depuis 2003 et disponible à la fois en mode communautaire (sans frais de licences) et en mode entreprise avec un coût de licences mensuelles par utilisateur et des fonctionnalités supplémentaires.

Dans le cadre des TPEs avec lesquelles nous travaillons, nous proposons principalement la version communautaire, pour laquelle de nombreux modules complémentaires existent, et qui couvre la majorité des besoins.

Le premier besoin demandé par les TPEs est la partie CRM ou gestion de la relation client. Bien qu’Excel permette de suivre et mettre à jour des listes de contacts, il n’est pas du tout conçu pour pouvoir suivre une relation commerciale avec le suivi des appels téléphoniques, des besoins, des emails envoyés, des devis et études réalisés. Or la fonction de gestion de la relation client est une des fonctions les plus matures et les plus facile à implémenter dans une entreprise, et dès que plus d’une personne gère les relations commerciales, la mutualisation des informations entre commerciaux devient une source de performance et d’efficacité redoutable. Pour se faire, Odoo propose un module CRM, accessible au travers d’une interface web qui va permettre l’implémentation rapide et naturelle des fonctionnalités de gestion de la relation client d’un niveau équivalent aux plate-formes leaders du marché. 

A l’issue de la mise en place du CRM et du suivi de la relation client, il s’agira de paramétrer correctement les produits vendus dans Odoo, ce qui permet le déploiement du module de gestion commerciale, qui permettra de centraliser les devis, commandes, factures et bons de livraisons. Il sera également rapide de déployer le module de gestion des achats afin de gérer les produits achetés et les fournisseurs, d’assurer le suivi des prix et livraisons fournisseurs, ainsi que le module inventaire pour suivre les stocks les matières premières ou de produits finis.

L’intérêt de mettre en place une gestion commerciale intégrée est que chaque transaction émise génère les opérations comptables liées, et même si la comptabilité n’est pas gérée dans Odoo, en général les TPE délèguent cette fonction à un comptable, il suffit d’extraire les journaux d’achat et de vente pour les intégrer automatiquement dans le logiciel du comptable.

Un dernier besoin que l’on met en place pour les sociétés qui vendent des services est le suivi des projets clients et le suivi des temps passés sur un projet par les salariés. Ce qui permet à la fois de facturer les prestations au temps passé et de connaître précisemment la marge réalisée sur chaque projet.

Ces fonctions représentent 90 % des besoins des TPEs, mais une solution comme Odoo propose près de 3500 modules complémentaires, qui vont de la gestion des ressources humaines, gestion des notes de frais, gestion du parc automobile, et jusqu’à la gestion de production, gestion de maintenance et help-desk. L’intérêt de la modularité est que chaque nouvelle fonctionnalité mutualise les données avec l’ensemble des autres modules, par exemple si les ressources humaines sont gérées dans Odoo, chaque utilisateur est opérationnel pour imputer son temps passés sur chaque projet client. Il n’est pas nécessaire de recréer tous les utilisateurs.

Odoo image et bloc de texte

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